Więcej informacji
- Numer referencyjny 7/02/2026
- Lokalizacja W Polsce
- Forma wykonywanej pracy praca stacjonarna
- Wymiar czasu pracy pełny etat
- Wymagany poziom doświadczenia pół roku - 1 rok
- Wymagany poziom doświadczenia absolwent studiów licencjackich
-
Wymagania
• Bardzo dobra znajomość języka angielskiego (must have)
• Wykształcenie wyższe lub w trakcie studiów (preferowane: biotechnologia, administracja, kierunki okołomedyczne, marketing, ekonomia).
• Bardzo dobra znajomość Microsoft Office:
o Teams – dobra znajomość
o Excel – podstawowy poziom zaawansowania
o PowerPoint – dobra znajomość
• Gotowość do pracy w pełnym wymiarze godzin.
• Znajomość programu Veeva Vault będzie dodatkowym atutem.
-
Poszukiwane kompetencje
• Wysoka organizacja pracy, samodzielność i kultura osobista.
-
Zakres obowiązków
Obsługa administracyjna biura
• Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej (kontakt z adresatami, obsługa mandatów, przygotowywanie dokumentów).
• Obsługa doręczeń oraz korespondencji przychodzącej.
• Wsparcie administracyjne w codziennych aktywnościach: raporty, prezentacje, pisma, dokumentacja eventowa (VEEVA).
• Kontakt z kurierami, kontrahentami, partnerami biznesowymi; zamawianie usług kurierskich.
Logistyka biura
• Zarządzanie kalendarzem spotkań i rezerwacjami sal konferencyjnych.
• Zapewnienie sprawnego funkcjonowania biura (sprzęt, porządek, bieżące potrzeby).
• Organizacja spotkań i przygotowywanie materiałów (wydruki, prezentacje PowerPoint, arkusze Excel).
• Zarządzanie materiałami promocyjnymi i niepromocyjnymi (ulotki, roll-upy, lightboxy); wysyłki na konferencje; ewidencja wysyłek i odbiorów (MAGAZYN); utylizacja przestarzałych materiałów.
Obsługa dokumentów i plików cyfrowych (Teams, Excel, PowerPoint)
• Dbanie o porządek i aktualność folderów oraz plików w Teams.
• Weryfikacja i aktualizacja danych vendorów w Excelu.
• Sporządzanie raportów ze spotkań (minutki) oraz wsparcie dokumentacyjne dla BU.
Wsparcie procesów biznesowych i projektów
• Obsługa dokumentów projektowych (drafty umów na konferencje, wykłady) oraz współpraca z Project Managerem.
• Koordynacja obiegu materiałów promocyjnych i niepromocyjnych; nadzór nad procesem zatwierdzania.
• Współpraca międzydziałowa oraz udział w inicjatywach cross-funkcyjnych.
Zadania bieżące
• Obsługa spotkań i dbanie o przestrzeń biurową; obsługa ekspresu podczas spotkań wewnętrznych.
• Organizacja podróży służbowych (loty, hotele, konferencje; kontakt z agencjami).
• Realizacja bieżących zadań administracyjnych wynikających z potrzeb zespołu.
• Wsparcie Commercial Lead w zakresie dokumentacji.
-
Oferowane warunki zatrudnienia
Pracownik otrzyma następujące narzędzia służbowe:
• Laptop służbowy
• iPad
• iPhone
• Pokrycie kosztu benefitu – pakiet medyczny
- Liczba poszukiwanych osób 1
